Leder og ansatte i Zisson befinner seg for tiden i en unik situasjon med ikke bare å styre arbeidsstyrken deres eksternt, men også å hjelpe ansatte/kolleger med å jobbe mens de overholder karantenetiltak.
Denne tiden med fysisk distanse betyr ikke at vi også trenger å være sosialt distansert. Det finnes mange måter å holde kontakten og treffes for digitale sosiale samlinger. Jobben flytter inn i hjemmene til folk og hvordan takler vi situasjoner der kaffemaskinsamtalene ikke er mulig, der barna, kjæledyr eller naboens oppussing dukker opp på videosamtaler samt at noen ansatte ikke slår på kameraet i det hele tatt?
Ekspertene gir følgende råd for at vi skal komme gjennom tiden med fjernarbeid – Hovedsaken er at vi skifter tankegangen til fleksibilitet, overkommunikasjon, og forståelse.
«Ta alles situasjon i betraktning og vedta deretter.»
Maksimer fleksibiliteten og etabler integrering av arbeidslivet
For de som er hjemme med barn som går på hjemmeskole eller hjemmebarnehage, er fleksibilitet avgjørende. Da er det viktig å etablere parametere for en “arbeidslivsintegrasjonsplan” som de ansatte skal vedta. Vi bruker ikke “balanse mellom arbeidsliv”: Vi bruker “integrering av arbeidsliv”. Å bruke dette tankesettet hjelper oss med å endre mulighetsbildet til at ansatte kan jobbe i ulike timer av døgnet for å få jobben gjort, det gir de ansatte større fleksibilitet i løpet av dagen.
Man må arbeide med teamene slik at de kan etablere nye rutiner og gi ansvarsområder til andre som ikke tidligere hadde ansvar, men som nå kan bidra og kompensere for de som har fått en tøffere hverdag. Mange vil trolig fortsatt kunne følge den tradisjonelle 8 til 16 arbeidsdagen, men det må åpnes for å legge inn “familie-tid”; oppmuntre de som ikke har et slikt ansvar til å formidle “personlig tid” før og etter arbeidsdagen for å legge til rette for sunn harmoni i arbeidslivet. Vi har valgt å tilrettelegge for at man kan rapportere på nettopp dette, og ha den friheten til å jobbe når det passer best.
Lagre dokumenter og opptak for intern gjennomgang
Et område som skiller et eksternt selskap fra et med fysisk tilstedeværelse, er vektleggingen av dokumentasjon. I et selskap der folk møtes med hverandre personlig, er det ofte det (gale) inntrykket av at meldinger kommer igjennom og at alle vet hva de skal gjøre etter et møte. Men blir filer lagret i de riktige mappene? Registreres kontohistorikken nøyaktig?
Selv med skiftet til skyen og forskjellige plattformer for prosjektstyring og markedsføring på nettet, faller dokumentasjonsbegrepet til kort i de fleste organisasjoner, og det å ikke lagre i fellesområder er en stor hindring for produktivitet og samarbeid. Dette inkluderer også innspilling av videosamtalene dine – både for senere referanse og for de som gikk glipp av møtet kan ta det igjen senere uten å måtte stole på en tolkning fra et notat.
For at vi skal kunne jobbe effektivt sammen nå og i fremtiden, på hjemmekontor, over landegrensene, vil klare krav til dokumentasjon og hvordan vi lagrer og skriver den, inkludert på hvilket språk være essensielt for at man skal lykkes. I Zisson bruker vi Teams til all intern kommunikasjon og videomøter, og vi anbefaler at alle benytter opptaksfunksjonene slik at videomøter også kan lagres for fremtidig dokumentasjon. Slik gjør man det lettere for de som kanskje var opptatt med «familie-tid» under møtet å sette seg inn i hva som ble besluttet.
Tilby ekstra støtte, spesielt hvis det er en stor overgang å jobbe hjemmefra
Fjernarbeid er ikke universelt. Noen mennesker trives ikke i dette miljøet. Ved pålagt hjemmekontor er det viktig å tilby ekstra støtte til de som trives best når de jobber ansikt til ansikt. Den beste måten å sikre at mennesker er engasjert er å overkommunisere. Du kan gjøre daglige innsjekkinger og virtuelle hangouts som morgenkaffe eller lunsj, og avslutte uken med en digital quiz eller feiring av teamets prestasjoner. Hvis metoden du prøver ikke fungerer, kan du endre og tilpasse raskt. Og husk at mange trives med å jobbe eksternt! Du kan til og med oppdage at de er mer effektive og produktive hjemme enn på kontoret – et funn som mange studier støtter.
I Zisson har vi ofte en digital fredagspils med en Kahoot! for alle ansatte, vi kjører morgenmøter hvor vi legger frem dagens plan i hvert team, og vi har sosiale kanaler hvor man kan logge seg på for å se hvem som vil slå av en prat, eller chatter hvor man kan stille spørsmål eller vise noe. Vi har en intern kanal hvor alle avdelingsledere sender inn en rapport hvor de løfter frem den flotte jobben teamet deres har gjort i det siste. For å løfte frem kulturambassadører har vi også månedlige kåringer av hvem som har bidratt mest til det sosiale miljøet i bedriften. Slik beholder vi fokuset på arbeidskulturen og engasjement, selv om vi ikke ser hverandre hver dag.
Vær oppmerksom på at ansatte kan føle på stress og angst
Selv om noen kanskje trives med å jobbe eksternt, kan du anta at svært få trives med å være under karantene. Spenningene er høye. I løpet av denne tiden er det avgjørende å lede med formål, positivitet og proaktivitet – samtidig som den er medfølende og empatisk.
Når du snakker med lag og enkeltpersoner en mot en, må du huske å erkjenne deres situasjon. Spør dem hvordan de har det. Vær fleksibel på frister når det er mulig, og tilby å hjelpe dem med å få ressursene de trenger til å få jobben gjort.
Husk fremfor alt at det er resultater – ikke timer – som betyr noe. Spesielt i tider som disse, se på teamets helhetlige prestasjoner og feire det de har gjort. Den pågående støtten og anerkjenningen av gevinster – både store og små – vil være en enorm motivator.
Skrevet av:
Svein Ivar Aadnøy Larsen, Chief Product Officer i Zisson.
Svein Ivar har hatt flere ledende posisjoner i nasjonale og internasjonale selskaper innenfor drift og utvikling av teknologi. Han var en pioner i å skape samhandling mellom IT og forretningssiden og gjennom det skape agile arenaer for å utvikle og transformere kundereiser.